Archivo
El ARCHIVO MUNICIPAL DE LES COVES DE VINROMÀ
Qué es un archivo municipal?
El archivo municipal es el lugar donde se guarda toda la documentación que genera el Ayuntamiento y los organismos, personas y/o empresas que mantienen relaciones con él. Esta documentación es variada y contiene desde la expedición de todo tipo de licencias, hasta recopilaciones estadísticas de población, datos del territorio, datos fiscales, de personas, de municipios, etc. Toda esta documentación, seleccionada, ordenada y catalogada conforma un archivo municipal.
Para qué sirve?
En primer lugar la ley obliga a guardar durante un cierto tiempo diversa documentación que genera el Ayuntamiento. Toda esta documentación conforma la parte administrativa del archivo. Debidamente organizada, sabemos en cada momento donde se encuentra cada expediente, y en pocos minutos el ciudadano o la administración que necesita un documento lo tendrá en sus manos (diferencia entre archivo y almacén de papeles).
Una vez la documentación pasa este periodo administrativo, la volvemos a seleccionar, desechamos aquello irrelevante como duplicados y la documentación relevante pasa a formar parte del archivo histórico, aquella que sirve para que los historiadores puedan realizar su tarea investigadora y nos digan, por ejemplo, cuántos cortijos habían a les Coves en 1962, quiénes fueron los regidores en 1977, o la cantidad de establecimientos que se abren y se cierran cada año para elaborar estadísticas económicas. Todo esto es el primer paso para construir el pasado.
Como buscar a la base de datos en línea?
El trabajo hecho en el archivo de Coves consistió en organizar la documentación y digitalizar en una base de datos la ubicación de todos los expedientes. Para encontrar documentación vale una búsqueda fácil introduciendo unos datos básicos. Para buscar un expediente podemos hacerlo de muchas maneras. Primero tenemos que saber qué buscamos y la codificación de ese tipo de documentación. La codificación en series y subseries se encuentra en el cuadro de clasificación, donde cada tipo de documentación tiene un código. Por ejemplo, una obra mayor se encontraría en el negociado de secretaría, urbanismo, obras particulares, obras mayores, la codificación sería 2.6.2.1. Si en el menú de búsqueda metemos esa codificación nos aparecerán todas las obras mayores que hay, podemos filtrar y afinar más con la búsqueda, como en una base de datos normal.
Otra opción que tiene esta base de datos es la de introducir el nombre de una persona y nos sale toda la documentación (la más relevante) en el Ayuntamiento: licencias de obra, actividades… Hay muchas formas de buscar, pero, en la base de datos sólo encontraremos la ubicación del expediente, no éste digitalizado. La ubicación significa la caja y la carpeta donde está, existen dos nomenclaturas : A de Ayuntamiento y F de Sant Ferran, donde esta el fondo histórico. Si cualquier ciudadano necesita documentación relativa a él, puede él mismo buscar donde se encuentra y dar la referencia en el Ayuntamiento, y en unos minutos tener el expediente del que busca. Esa es la tarea que se empezó en el Ayuntamiento en 2005 y que ahora sigue, y se amplía con la base de datos en línea, una forma de democratización del Ayuntamiento y de ampliación de los servicios que pueden disfrutar los ciudadanos.
César Pallarés Torres.
