Arxiu
L’ARXIU MUNICIPAL DE LES COVES DE VINROMÀ
Que és un arxiu municipal ?
L’arxiu municipal és el lloc on es guarda tota la documentació que genera l’Ajuntament i els organismes, persones i/o empreses que mantenen relacions amb ell. Aquesta documentació es variada i conté des de l’expedició de tot tipus de llicències, fins a recopilacions estadístiques de població, dades del territori, dades fiscals, de persones, de municipis… Tota aquesta documentació, seleccionada, ordenada i catalogada conforma un arxiu municipal.
Per a què serveix?
En primer lloc la llei obliga a guardar durant un cert temps diversa documentació que genera l’Ajuntament. Tota aquesta documentació conforma la part administrativa de l’arxiu. Degudament organitzada, sabem en cada moment on es troba cada expedient, i en pocs minuts el ciutadà o l’administració que necessita un document el tindrà a les seves mans (diferencia entre arxiu i magatzem de papers).
Quan la documentació passa aquest període administratiu, quan es fa vella, la tornem a seleccionar i cribar, tirem el que no ens interessa, els duplicats… i la documentació rellevant passa a formar part de l’ arxiu històric, es converteix en documentació històrica, aquella que serveix per a que els historiadors puguen realitzar la seva tasca investigadora i ens diguen, per exemple, quants masos hi havien a Les Coves a l’any 1962, o qui foren els regidors a l’any 1977, o la quantitat de establiments que s’obrin i es tanquen cada any per elaborar estadístiques econòmiques. Tot açò es el primer pas per construir el passat.
Com buscar a la base de dades en línia?
El treball fet a l’arxiu de les Coves va consistir en organitzar la documentació i digitalitzar a una base de dades la ubicació de tots els expedients. Per trobar documentació val una cerca fàcil introduint unes dades bàsiques. Per a cercar un expedient podem fer-ho de moltes maneres. Primer hem de saber que busquem i la codificació d’eixe tipus de documentació. La codificació en series i subseries es troba al quadre de classificació, on cada tipus de documentació té un codi. Per exemple, una obra major es trobaria al negociat de secretaria, urbanisme, obres particulars, obres majors, la codificació seria 2.6.2.1. Si al menú de cerca fiquem ixa codificació ens apareixeran totes les obres majors que hi han, podem filtrar i afinar més amb la cerca, com en una base de dades normal: filtrant per anys…
Un altra opció que té aquesta base de dades es la de introduir el nom d’una persona i ens surt tota la documentació (la més rellevant) d’eixa persona en l’Ajuntament: llicencies d’obra, activitats… Hi ha moltes formes de cercar, però, a la base de dades sols trobarem la ubicació de l’expedient, no aquest digitalitzat. La ubicació significa la caixa i la carpeta on està, que a les Coves hi ha dos nomenclatures per les caixes: A d’Ajuntament i F de Sant Ferran, on esta el fons històric. Si qualsevol ciutadà necessita documentació relativa a ell, pot ell mateix buscar on es troba i donar la referència a l’Ajuntament, i en uns minuts tenir l’expedient del que busca. Eixa és la tasca que es va començar a l’Ajuntament a l’any 2005 i que ara segueix, i s’amplia amb la base de dades en línia, una forma de democratització de l’ Ajuntament i d’ampliació dels serveis que poden gaudir els ciutadans.
César Pallarés Torres.
